Fragen und Antworten zum Fahrtenbuch

Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Fahrtenbuch  

Viele Unternehmen nennen einen größeren oder kleineren Fuhrpark ihr Eigen, denn anders wäre es häufig gar nicht möglich, die beruflichen Aufgaben und geschäftlichen Tätigkeiten zu erledigen.

Aber auch viele Selbstständige und Freiberufler haben einen Firmenwagen, wobei sie diesen oft nicht nur beruflich, sondern auch für private Fahrten nutzen. In diesem Fall ist es häufig sinnvoll, ein Fahrtenbuch zu führen.

Dadurch sind nämlich Steuervorteile möglich. Aber für wen lohnt es sich konkret, ein Fahrtenbuch zu führen, wer ist dazu verpflichtet und wie muss ein Fahrtenbuch eigentlich geführt werden?

Hier die wichtigsten Fragen und Antworten
zum Fahrtenbuch in der Übersicht:
 

Wann ist es ratsam, ein Fahrtenbuch zu führen?

Ein Fahrtenbuch erfasst in übersichtlicher Form, wann und weshalb ein Dienstwagen für welche Fahrt genutzt wurde. Damit dient ein Fahrtenbuch in erster Linie zu Dokumentationszwecken. Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber keinem Unternehmen, Selbstständigen oder Freiberufler die Führung eines Fahrtenbuches für die Dienstfahrzeuge vor.

Aber allein schon um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie hoch die Fahrtkosten ausfallen, kann ein Fahrtenbuch sinnvoll sein. Der Hauptgrund für ein Fahrtenbuch ist jedoch die betriebsinterne und die steuerliche Abrechnung der Kosten. Hintergrund hierfür ist, dass der Gesetzgeber prinzipiell davon ausgeht, dass Dienstfahrzeuge auch für Privatfahrten verwendet werden.

Daraus wiederum würde sich ein geldwerter Vorteil ergeben und dieser muss versteuert werden. Bezogen auf die Praxis bedeutet das, dass ein Unternehmen oder ein Selbstständiger über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten belegen muss, dass ein Fahrzeug zu mindestens fünfzig Prozent betrieblich oder beruflich genutzt wurde.

Kann ein solcher Nachweis nicht erbracht und auch kein Fahrtenbuch vorgelegt werden, darf das Finanzamt schätzen, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung ausfällt. Im Normalfall wird diese Schätzung aber zum Nachteil des Steuerpflichtigen ausfallen, denn das Finanzamt setzt den privaten Nutzungsanteil in aller Regel höher an als er tatsächlich war.  

Welche Vorgaben gelten für die Führung des Fahrtenbuchs?

Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch nur dann an, wenn es vollständig, lückenlos und zeitnah geführt wurde. Außerdem ist eine gebundene oder in sich geschlossene Form vorgeschrieben, eine Sammlung loser Blätter oder Ausdrucke aus einem Tabellenkalkulationsprogramm sind nicht zugelassen.

Nach aktueller Rechtsprechung muss ein Fahrtenbuch:

·         das Datum der Fahrt,

·         den Kilometerstand am Ende der Dienstfahrt,

·         das Reiseziel sowie

·         den Zweck der Reise oder den Namen des aufgesuchten Kundenals Mindestangaben enthalten (Urteil des Bundesfinanzhofes vom 16.03.06, Az.: VI R 87/04).

Die Einträge müssen dabei unmittelbar im Anschluss an die Fahrt vorgenommen werden. Das Fahrtenbuch rückwirkend auszufüllen, also beispielsweise am Monatsende, oder Einträge nachträglich zu ändern, ist nicht erlaubt. Sollte das Finanzamt den Verdacht haben, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, dass die Daten im Nachhinein manipuliert wurden oder sollten bei der Überprüfung widersprüchliche Dokumentationen auftauchen, wird es das Fahrtenbuch nicht akzeptieren.

In diesem Fall wird das Finanzamt dann andere Berechnungsmethoden anwenden. Ob das Fahrtenbuch elektronisch geführt wird oder ob die Einträge manuell vorgenommen werden, spielt aus Sicht des Finanzamts dabei keine Rolle. 

Warum kann sich ein Fahrtenbuch steuerlich lohnen?

Nachdem Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, ein Fahrtenbuch zu führen, muss auch beim Finanzamt kein Fahrtenbuch vorgelegt werden, um private Fahrten mit dem Firmenfahrzeug abzurechnen. Allerdings kann mittels Fahrtenbuch eine genaue Abrechnung erfolgen, denn die dienstlichen und die privaten Fahrten sind ja dadurch dokumentiert.

Als Alternative kommt aber auch die sogenannte 1-Prozent-Regelung in Frage. Hierbei berechnet das Finanzamt den Kostenanteil von Privatfahrten mit dem Dienstfahrzeug pauschal. Voraussetzung für die Anwendung dieser Regelung bei Selbstständigen ist aber, dass das Fahrzeug zu mindestens fünfzig Prozent beruflich eingesetzt wurde.

Grundsätzlich lohnt es sich allerdings für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die ein Fahrzeug zu mehr als fünfzig Prozent betrieblich oder beruflich nutzen, anstelle der 1-Prozent-Regelung ein Fahrtenbuch zu führen. In nahezu allen Fällen dienstlicher Fahrzeugnutzung lässt sich die Steuerlast durch ein Fahrtenbuch nämlich mindern. 

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich ist die Führung eines Fahrtenbuchs freiwillig. Allerdings kann es einem Fahrzeughalter auferlegt werden, ein Fahrtenbuch zu führen, wobei es dann keine Rolle spielt, ob es sich um einen Dienstwagen oder ein privates Fahrzeug handelt. Hintergrund hierzu ist, dass die Straßenverkehrsbehörde die Führung eines Fahrtenbuchs von einem Fahrzeughalter verlangen kann, wenn sich bei einem Verkehrsverstoß nicht festgestellten lässt, wer zum Tatzeitpunkt gefahren ist.

Um sicherzustellen, dass der Fahrer bei einem erneuten Verstoß gegen das Straßenverkehrsrecht ermittelt werden kann, steht der Straßenverkehrsbehörde die Auflage, ein Fahrtenbuch zu führen, als Mittel zur Verfügung. Voraussetzung für eine solche Auflage ist jedoch, dass es sich um einen erheblichen Verstoß handelt.

Ein erheblicher Verstoß liegt dann vor, wenn dafür mindestens ein Punkt im Verkehrszentralregister eingetragen wird, was beispielsweise bei einer Überschreitung der zulässigen Geschwindigkeit um 21 Stundenkilometer der Fall ist. Die Entscheidung darüber, ob einem Fahrzeughalter das Führen eines Fahrtenbuchs auferlegt wird oder ob nicht, bleibt dabei jedoch immer Ermessenssache der zuständigen Behörde.

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