Warum geschäftliche Schreiben mit „Danke“ enden sollten

Warum geschäftliche Schreiben mit „Danke“ enden sollten

Auch wenn viele Angelegenheiten schnell und einfach per Telefon oder im persönlichen Gespräch gelöst werden können, ist bei anderen Anliegen die schriftliche Form die bessere Wahl.

Ob es dann ein Brief oder eine E-Mail wird, spielt letztlich keine Rolle. In beiden Fallen sollte das Schreiben mit einem “Danke” enden.

E-Mails gehören zusammen mit dem Telefon zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln im beruflichen Umfeld. Für den Versand und den Empfang der elektronischen Nachrichten wird zwar immer seltener der Computer oder Laptop verwendet.

Stattdessen läuft die Kommunikation zunehmend über das Smartphone oder Tablet. Trotzdem oder vielleicht gerade wegen der mobilen Nutzungsmöglichkeiten werden E-Mails auch in Zukunft sicher nicht an Bedeutung verlieren. Ähnliches gilt für den klassischen Geschäftsbrief auf Papier. Er hat ebenfalls noch längst nicht ausgedient und wird trotz allem technischen Fortschritt vermutlich nie ganz zu ersetzen sein.

Allerdings bringen die verschiedenen Kommunikationswege ein Problem mit sich: Die Anzahl der Nachrichten und Mitteilungen wächst konstant. Allein das E-Mail-Aufkommen hat sich seit 2010 ungefähr verdreifacht. Wenn dann noch die normale, klassische Post dazukommt, türmt sich schnell ein riesiger Berg auf. So nimmt es schon viel Zeit in Anspruch, die ganzen E-Mails und Briefe wenigstens kurz zu überfliegen. Bearbeitet sind sie damit aber noch lange nicht.

Die Folge ist jedenfalls, dass eine Antwort mitunter lange auf sich warten lässt, sofern sie überhaupt kommt. Doch ein Unternehmen verschickt seine E-Mails und Briefe ja nicht nur zum Spaß, sondern weil es etwas damit erreichen möchte. Was also kann ein Unternehmen tun, damit seine Antwortrate auf Werbung, Angebote, Anfragen und andere geschäftliche Angelegenheiten steigt, mengenmäßig und zeitlich?

 

Ein Dank verstärkt die Wirkung von E-Mails

Das Unternehmen Boomerang ist dieser Frage nachgegangen und hat dafür gut 350.000 E-Mail-Verläufe ausgewertet. Das Augenmerk lag dabei auf den acht Grußformeln, die in den Nachrichten am häufigsten verwendet wurden.

Von diesen typischen Formulierungen ausgehend, wurde analysiert, wie sich die Grußformeln darauf auswirken, ob und wie schnell die E-Mails beantwortet wurden. Und das Ergebnis ist doch recht erstaunlich:

 

Grußformel

(Auf Englisch und mit der deutschen Entsprechung)

Antwortrate
best / beste Grüße 51,2 %
best regards / schöne Grüße 52,9 %
regards / Gruß 53,5 %
kind regards / mit freundlichen Grüßen 53,9 %
cheers * 54,4 %
thank you/ vielen Dank 57,9 %
thanks / Danke 63,0 %
thanks in advance/ Danke im Voraus 65,7 %
Durchschnitt aller ausgewerteten E-Mails 47,5

 

 

* Ins Deutsche übersetzt, bedeutet “cheers” Prost oder zum Wohl. Diese Grußformel ist hierzulande nicht gebräuchlich. In eine ähnliche Richtung würde eine lockere, umgangssprachliche Grußformel wie bis dann gehen.

Überraschend ist zunächst, wie wichtig die Grußformel zu sein scheint. Offensichtlich beendet die Grußformel die Nachricht nicht nur, sondern hinterlässt einen bleibenden Eindruck.

Die zweite große Erkenntnis ist, dass Nachrichten, die mit einem Dank enden, in Sachen Antwortrate auf den drei ersten Plätzen landeten. Am besten schnitten dabei die E-Mails ab, die die Floskel Danke im Voraus enthielten. Hier lag die Antwortrate satte 18,2 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt.

 

Eine Studie bestätigt das Ergebnis

Angesichts von rund 204 Millionen E-Mails, die weltweit pro Minute verschickt werden, erscheint die Auswertung von 350.000 E-Mails vielleicht nicht unbedingt aussagekräftig.

Aber es gibt eine andere Studie, die zu einem ähnlichen Ergebnis kommt. Im Jahr 2010 haben Adam M. Grant von der University of Pennsylvania und Francesca Gino von der University of North Carolina at Chapel Hill eine Untersuchung durchgeführt, bei der sie Studenten in zwei Gruppen einteilten. Den Studenten schickten sie eine E-Mail, die die Bitte enthielt, ihnen beim Verfassen eines Anschreibens zu helfen.

Die E-Mails, die an die Studenten in der Testgruppe verschickt wurden, enthielten eine Dankesformel. Bei den Nachrichten an die Studenten in der Kontrollgruppe wurde die Dankesformel weggelassen. Und auch hier zeigte sich: Die Studenten, die eine E-Mail mit Dank bekommen hatten, boten doppelt so oft ihre Hilfe an als die Studenten in der Kontrollgruppe.

 

Warum geschäftliche Schreiben mit „Danke“ enden sollten

Möchte ein Unternehmen erreichen, dass seine Nachrichten öfter und schneller beantwortet werden, sollte es eine Dankesformel hinzufügen. Die Studien wurden zwar für E-Mails durchgeführt. Bei klassischen Geschäftsbriefen auf Papier dürften sich aber ähnliche Wirkungen zeigen.

Es kann gut sein, dass der Empfänger durch Formulierungen wie Vielen Dank im Voraus, Danke vorab oder Ich bedanke mich herzlich im Vorfeld und verbleibe mit freundlichen Grüßen in einem gewissen Umfang unter Druck gesetzt wird. Doch das geschieht auf eine subtile Art, die nicht unangenehm ist.

Hätten die Empfänger der Nachrichten in den beiden Studien die Dankesformel negativ aufgefasst, hätten sie schließlich nicht öfter darauf geantwortet. Hinzu kommt, dass geschäftliche Briefe ohnehin immer in einem höflichen Ton geschrieben werden sollten. Und ein kleines, freundliches Danke hat noch nie geschadet, weder im Umgang miteinander noch in der Geschäftspost.

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Veröffentlicht von

Christian Gülcan - Artdefects Media

Verlagsinhaber (Artdefects Media Verlag), Marketing Experte in Onlinemarketing, SEO, SEA, Social Media, Printmedien und Vermarktung von Unternehmen seit 2006. Kooperationspartner zu Werbeagenturen, Medienagenturen und Marketing-Profis. Verleger von Fachpresse in Print und Online verschiedener Branchen und Themengebiete.

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